毎月かかる登録支援費、本当に必要ですか？
技能実習生が特定技能ビザに移行した場合、あるいは新規に特定技能外国人を採用した場合、下記10種類の支援を行う必要があります。この支援については、自社で行ってもよいですし、登録支援機関に委託しても構いません。
登録支援機関に委託した場合、毎月1名の特定技能外国人あたり、3万円がかかります（登録支援費の業界平均）。例えば、特定技能外国人が3名いる会社の場合、年間の登録支援コストは108万円、5年間で540万円となります。仮に、10名の特定技能外国人がいる場合は、年間360万円、5年間で1,800万円のコストがかかります。
特定技能外国人は、技能実習生と異なり、何人でも採用できますが、新規採用者についてもこうした外注費を支払う必要あるため、永続的に支払いが発生することになります。
こうした管理費（外注費）は、特定技能外国人が増えない一因ともなっています。技能実習生と異なり、特定技能外国人は、一定レベルの技能および日本語力を備えております。自社で管理しようと思えば、管理できます。むしろ、自社で管理したほうが早い、やりやすい、登録支援機関とのやり取りが不要になるなどのメリットもあります。
弊社では、これまで、特定技能外国人の職業紹介および登録支援業務を行ってきた経験から、総務・事務担当の方がおられる事業所の場合、十分に自社管理が可能だと確信しています。また、本当は自社で管理されたほうが良いと感じております。ただ、いきなり自社で管理してくださいといっても、はじめて特定技能外国人を採用される場合、何をどうしてよいのか分からないといった課題があると思います。
こうした課題を解決するため、弊社では、下記のサポートを提供しております。
自社支援プログラムとは
最初は少し大変、慣れればルーチン化できる
自社支援プログラムでは、貴社内で支援業務を行えるように、6ヶ月間、丁寧にサポートさせていただきます。
具体的には、下記業務を貴社の担当者と一緒に行い、6ヶ月後に貴社内でできるようにサポートさせていただきます。
最初は少し大変ですが、慣れればルーチン化できます。
3ヶ月毎の届出は外注不可！
3ヶ月毎の各種届出を登録支援機関に外注することは違法です。支援は外注してもよいのですが、届出に関しては、受入企業が行う必要があります。ですので、この届出書類については、エクセルのマクロで簡単に作成できるツールを用意しております。慣れれば、1回5分程度での作成が可能です。
自社支援プログラム 3つのメリット
費用がかかるのは、最初の半年間だけ
本プログラムは、半年後に自社で管理していただくことを目的としております。費用がかかるのは、最初の半年間だけとなります。
永続的にかかる年間数百万円のコストを削減できます。その浮いた分を貴社スタッフへの人件費、福利厚生費等に還元できます。
自社で管理するほうが早い、確実、低コスト
登録支援業務を外注した場合、特定技能外国人の情報を逐一外注先に送る必要があります。不備や漏れがないとも限りません。自社で管理した場合は、こうした手間が省けます。また、外注先よりも、日常的に接している社内の総務人事担当者のほうが、自社の特定技能外国人のことをよく知っています。
不安な点を専門家に質問できる
特定技能ビザの更新時には、支援を確実に実施しているか、届出内容に不備がないか、届出が遅れて提出されていないかなどを厳しく細かく、重箱の隅をつつうような審査があります。もし不安な点があった場合、期間中はいつでも行政書士に相談できます。
技能実習ビザから特定技能ビザへの移行もサポート
技能実習生は原則3年間の雇用しかできませんが、技能実習終了の2ヶ月前に、特定技能ビザに切り替える（移行する）ことで、さらに5年間の雇用が可能です。現在、ほとんどの業種でこの移行が可能となっています。また、既に帰国してしまった元実習生についても、特定技能ビザで呼び戻すことが可能です。
この技能実習→特定技能への移行については、全ての手続きを当法人の行政書士が代行いたします。
技能実習生の場合、毎月の監理費は必須でしたが、特定技能外国人の場合、任意です。
これまで3年間も雇用されてきたわけですから、本プログラムを活用いただければ、6ヶ月後には、十分に自社管理が可能です。つまり、これまで毎月かかっていた監理費が不要になります。
自社支援プログラム よくある質問
質問：サポートは面談ですか？オンラインですか？
回答：原則、月1回訪問させていただき、随時電話やメールでサポートさせていただきます。完全オンライン希望の場合も、対応可能です。
質問：サポート担当者はどういう方ですか？
回答：サポート担当者は、全員、これまで10年以上、外国人関連業務を行ってきた行政書士です。全員が、外国人支援に関する豊富な経験とノウハウを持っています。また、行政書士ですので、契約書作成や許認可取得についての経験や知識もございます。毎月の訪問時に、契約書作成や許認可に関する相談をしていただいても構いません。
ご依頼いただく前に、実際に貴社の支援を担当する行政書士が、本プログラムの説明をさせていただきます。実際に担当行政書士を見て、どういう人なのか判断してから、導入を決めることができます。
質問：サポートの実績を知りたいのですが。
回答：弊社では、これまで外国人の職業紹介や登録支援業務を行ってきました。また、各支援担当者（全員行政書士）は、10年以上にわたり、外国人の就労ビザ手続き、採用コンサルティング、そして、ありとあらゆる外国人雇用相談に対応してきました。こうした実績が評価され、自治体（東京都、茨城県など）からも外国人採用セミナーの講師、外国人雇用マニュアルの監修などを受託しております。詳しくは運営会社のページをご覧ください。
質問：自社で支援するためには外国語対応できる社員が必要と聞いたのですが、、、
回答：法定支援の中には、「外国語での相談対応」が含まれていますが、対応者が常勤である必要はありません。貴社で採用した特定技能外国人が何か相談したいときに、外国語（母国語）で対応できる体制を作っておくことが必要です。自社で支援されている企業の多くは、24時間365日対応のオンライン通訳サービスを活用されています。この通訳サービスの費用は、1時間5000円程度です。従量課金制ですので、利用した分しかかかりません。実際に利用している企業様にお聞きしたところ、ほとんど使っていない（つまり料金もかかっていない）ことが多いです。
質問：3ヶ月毎に行う各種届出書類の書き方はどのように教えてもらえるのですか？
回答：毎月の定期訪問の際、お伝えいたします。最初は、事務担当者の方と一緒に作成していき、最終的には全て貴社で作成できるようにしていきます。
質問：報告書の作成、支援など、私にできますか？
回答：業務日報を書いたことがある方であれば、大丈夫です。手書きで報告書を作成されている企業もあります。支援についても、マニュアルがあります。
質問：支援という新しい仕事が増えるので不安、、、
回答：特定技能外国人の支援は、オンライン会議システム(ZOOM等）みたいなものです。最初は、オンライン会議システムにかなり抵抗があったと思います。 音声が出ない、画像が出ないといったこともあったと思います。でも今は、ほとんどの人が普通に使っています。 特定技能の支援もそれと同じです。最初は少し大変ですが、慣れれば、簡単になります。これは確信をもって言えます。
質問：特定技能外国人の支援コストよりも、自社スタッフの労力削減のために外注しているのですが、、
自社支援プログラムについてお問い合わせいただいた際、貴社で実際に行うべき支援を具体的にリストアップします。つまり、貴社でやることリストを見える化します。その上で、労力対コスト、労力対効果を検討いただければ幸いです。ほとんどやってもらうことがないのに外注コストがかかっていたというケースも幾つか見てきました。
質問：6ヶ月以降も延長してサポートしてほしいのですが、可能ですか？
回答：はい、1ヶ月単位で延長可能です。
質問：技能実習から特定技能への移行（切り替え）はいつ可能ですか？
回答：技能実習期間終了の2ヶ月前（つまり2年10ヶ月経過時）から可能です。2ヶ月前から申請可能ですので、通常は、実習終了期間の4ヶ月前くらいから移行へ向けての準備を進めます。
質問：外国人社員数人だけのために、6ヶ月だけであっても、コストをかけられない、、、
回答：今は数名であっても、今後増やされる予定があるのでしたら、最初だけ、少しのコストをかけていただき、自社で支援を覚えてください。そうすれば、 あとは、コストがかかりません。特定技能外国人が1名しかいない場合、2ヶ月サポートプランもございます。ただ、特定技能外国人は、技能実習生と異なり、原則採用人数に制限はありません。今後増やす予定でしたら、6ヶ月間、しっかりサポートを受けていただいたほうが結果的によいと思います。
質問：万が一の怪我などがあった場合に心配なので外注している、、、
回答：自社支援プログラムでは、この件についてのマニュアルも整備しております。法的に問題とならない念書の書き方、母国の家族への連絡、母国の家族の緊急来日ビザの手続き方法なども記載しております。本プログラムは、行政書士が運営しておりますので、こうした文書作成、来日ビザの手配なども安心してご相談ください。必要に応じて、弊社の顧問弁護士が対応させていただくことも可能です。
また、万が一の時の対応については、日本人社員も同じです。基本は、日本人社員と同じ対応となります。外国人だからといって必要以上に心配される必要はないかと存じます。
特定技能外国人を採用した場合に必要な10の支援
特定技能外国人を採用した場合、下記10の支援を行う必要があります。この支援は大きく3つに分けることができます。
- 入国時だけ必要な支援（技能実習生からの切替、留学ビザからの切替の場合は不要な支援）
- 一度仕組みやマニュアルを作れば、ルーチン化できる支援（仕組みさえ作れば、実質の稼働がほとんどない支援）
- 外国人雇用に関する経験やノウハウが必要な支援
では、1つずつ詳しく解説します。
入国時だけ必要な支援
1.事前ガイダンスの実施
入職前に、事前ガイダンスを行うことが必要です。ガイダンスで伝えることも細かく決まっており、従事する業務内容、報酬、労働条件、日本の気候などです。3時間程度行うことが義務つけられています。
自社支援プログラムでは、このガイダンスのテキスト、講師を用意します。6ヶ月後、テキスト、講師マニュアルをお渡しします。
2.出入国の際の送迎
入国の際には、空港まで迎えにいき、勤務先まで送迎することが必要です。専用車ではなく、公共交通機関を使っても構いません。また、帰国の際には、空港まで送り、保管検査場まで付き添うことが必要です。これは、失踪を防止するための措置です。
自社支援プログラムでは、貴社担当者と一緒にこの送迎を行います。ただ、これについては、人材紹介会社が無償で（サービス内で）対応いただける場合が多いです。その場合は省略させていただきます。
3.住居の確保
自社で社宅や寮を用意するか、もしくは賃貸契約のサポートが必要です。具体的には、住居探しの手伝い、賃貸契約に同席などのサポートです。
自社支援プログラムでは、貴社担当者と一緒に賃貸契約のサポートを行います。具体的には、近隣の不動産会社のご紹介、契約の同席などです。
4.生活オリエンテーションの実施
日本での生活に必要な事項（金融機関、医療機関の利用方法、交通ルールなど）、在留資格に関する事項、税金の基礎知識などを、当該外国人が十分に理解できる言語で説明します。日本人が講師をする際には、通訳者をつけるのが一般的です。
自社支援プログラムでは、このオリエンテーションのテキスト、講師を用意します。6ヶ月後、テキスト、講師マニュアルをお渡しします。
仕組みやマニュアルを作る必要がある支援
5.公的手続き等への同行
必要に応じて、住所変更、納税の手続きに同行し、書類作成の支援を行います。日本人なら誰でも経験のある手続きですが、外国人ならではのルールや手順があります。
自社支援プログラムでは、専用のマニュアルを用意しております。
6.日本語学習機会の提供
日本語学習教材やオンラインレッスンに関する情報提供、施設内での日本語教育の実施など。
自社支援プログラムでは、貴社の近隣の日本語教室（主に自治体主催のもの）をリストアップし、一覧にしてお渡しします。また必要に応じて、毎月の訪問時に日本語教育を実施します。
7.日本人との交流支援
地域のお祭りやイベント情報の案内、外国人支援ボランティアなどの案内など。必要に応じて、こうしたイベントに連れて行ったり、参加申込のサポートも必要。
自社支援プログラムでは、貴社担当者と一緒にこうしたサポートを行います。
8.会社都合退職の際の転職支援
ハローワークの手続きサポート、求人情報の探し方アドバイスなど
自社支援プログラムでは、これについてのマニュアルを整備しております。
外国人雇用に関する経験やノウハウが必要な支援
9.相談、苦情対応
当該外国人が十分理解できる言語（原則として母国語）で相談や苦情に対応する体制をつくる必要があります。
自社支援プログラムでは、外国語対応可能な行政書士もしくは、通訳者が同席し、相談苦情に対応します。6ヶ月経過後の外国語対応については、オンライン対応の通訳者を紹介させていただくことが可能です（時間単価5000円程度）
10.定期的な面談、行政機関への通報
3ヶ月に1回以上、当該外国人と面談し、仕事や生活面での悩みや要望などをじっくり聞きます。この面談についても、外国人が十分に理解できる言語で行うことが必要ですので、通訳者なども必要になってきます。そして、定期面談後には、定期面談に関する報告書の作成義務もあります。
自社支援プログラムでは、貴社担当者と一緒に面談を行い、面談のノウハウを提供いたします。
対応可能職種・地域
対応職種：介護、外食、宿泊、農業、食品製造業等
対応地域：東京、神奈川、千葉、埼玉、愛知、静岡、三重、奈良、京都（南部のみ）
お問い合わせ・資料請求
自社支援サービスについてのお問い合わせは、お問い合わせフォームもしくは下記までご連絡ください。。資料請求だけでも歓迎いたします。
電話でのお問い合わせ：042-813-0182
お問い合わせフォーム
お問い合わせ後の流れ
- お問い合わせフォームもしくはお電話にてお問い合わせください。
- 担当者より連絡させていただきます。プログラムの詳細内容、料金などを説明させていただきます。また、プログラムに関するご不明点などありましたら、お気軽にご相談ください。
- 見積書の提示
- お申込み（支援プログラム開始）
参考：3ヶ月毎、事由発生時に必要な届出書類とは
3ヶ月毎（1月、4月、7月、10月）に必要な届出
※上図は法務省ウェブサイトより抜粋
事由発生時に必要な届出
- 特定技能雇用契約に係る届出書 別紙
- 支援計画変更に係る届出書 別紙
- 支援委託契約に係る届出書 別紙
- 受入れ困難に係る届出書
- 出入国又は労働に関する法令に関
し不正又は著しく不当な行為に係る届出書 別紙
※上図は法務省ウェブサイトより抜粋